リモートワークやハイブリッドワークが一般的になった今、オンライン会議のスムーズな進行とマナーの理解はビジネスパーソンにとって欠かせません。本記事では、よくある質問に答える形で、ミーティング運営のポイントやマナーを解説します。
1. オンライン会議のマナーや注意点はありますか？
はい、オンライン会議には独自のマナーや注意点があります。基本的なポイントは以下のとおりです：
- 時間厳守：遅刻は相手の時間を奪う行為。開始5分前にはログインを。
- カメラONが原則：表情や反応が伝わることでコミュニケーションが円滑に。
- 話す前に名前を名乗る：特に大人数の場合は、自分が話していることを明確に。
- ミュートの徹底：話していないときはマイクをミュートにするのがマナー。
- 背景や服装にも配慮：だらしない印象を与えないよう清潔感のある見た目を心がけましょう。
2. ミーティングの議事録作成ツールやテンプレートはありますか？
議事録はミーティング内容の可視化・記録に不可欠です。以下のようなツールやテンプレートがおすすめです。
おすすめツール：
- Notion：テンプレート活用で議事録をチームでシェア可能
- Google ドキュメント：リアルタイム共同編集が便利
- Otter.ai：音声を自動でテキスト化してくれる議事録作成支援ツール
基本的な議事録テンプレート例：
コピーする編集する● 日時・場所：
● 参加者：
● 議題：
● 議事内容：
● 決定事項：
● 次回予定：
3. バーチャル背景の設定方法と推奨背景は？
設定方法（例：Zoomの場合）：
- Zoomを開いて「設定」→「バーチャル背景」
- 初期背景を選ぶか、自分で画像をアップロード
推奨背景：
- シンプルなグラデーションや無地背景：視線が分散しない
- ブランドロゴ入り背景：会社の会議や外部との打ち合わせ時に効果的
- 清潔感あるオフィス風背景：信頼感がアップ
4. 話していないときはミュートにするルールはある？
これはオンライン会議の鉄則です。理由は以下のとおり：
- 生活音・雑音の混入防止
- 他の参加者の集中力を妨げない
- 発言者の声が聞き取りやすくなる
一部のツールでは、自動ミュート機能も設定できるので活用しましょう。発言時だけミュート解除する「プッシュ・トゥ・トーク」機能も便利です。
目次
まとめ
オンラインミーティングも対面と同じく「マナー」が大切です。ちょっとした配慮やツールの活用で、会議の質もチームの印象も大きく変わります。ぜひ、今日から実践してみてください！