近年、ペーパーレス化やリモートワークの普及に伴い、「電子印鑑」が注目を集めています。電子印鑑を利用すれば、書類のやりとりや契約をスムーズに進めることができ、印刷や郵送の手間が省けます。本記事では、電子印鑑を使用するための基本的な手順と、おすすめのツールを紹介します。これから電子印鑑を導入したいという方に向けて、分かりやすく解説します。
ビジネスや個人の手続きで、紙ベースの書類からデジタル書類へ移行が進んでいます。その中でも、電子印鑑（デジタル印鑑）は効率を向上させる重要なツールです。本記事では、電子印鑑の作成と使用の手順、そしておすすめのツールについて詳しく解説します。
1. 電子印鑑とは？
電子印鑑とは、従来の物理的な印鑑や署名をデジタル化したものです。PDFやWordなどのデジタル文書に電子的に押印することができ、契約書や承認書類に対して法的効力を持つことも可能です。
電子印鑑には、主に以下の2種類があります：
- 画像形式の電子印鑑：印鑑の画像を挿入する簡単なタイプ。
- デジタル署名付きの電子印鑑：セキュリティが高く、法的効力を持つ署名形式。
2. 電子印鑑を使用するための基本手順
電子印鑑を使用する際の基本的な手順は以下の通りです。
① 電子印鑑の作成
最初に電子印鑑を作成します。印鑑画像を使うか、デジタル署名を使うかによって手順が異なります。
- 画像形式の電子印鑑：物理的な印鑑をスキャンして画像ファイル（JPEGやPNG）を作成します。このファイルをドキュメントに挿入することで、簡単に電子印鑑を使用できます。
- デジタル署名付きの電子印鑑：信頼できる認証局（CA）から電子証明書を取得し、デジタル署名を作成します。この方法では、署名の改ざんを防ぎ、第三者が承認する仕組みが含まれています。
② 使用する文書の準備
次に、印鑑を押す文書を準備します。PDFやWord形式の文書が一般的ですが、ほとんどのツールは多くのファイル形式に対応しています。
- PDF形式の文書は、特にセキュリティや保存性の面で優れており、ビジネス用途で広く利用されています。
- Word形式の場合、ドキュメントを編集して署名エリアを確保した後に電子印鑑を挿入します。
③ 電子印鑑を文書に押す
作成した電子印鑑を文書に挿入します。画像ファイルを挿入する場合は、単純に「貼り付け」機能を使って印鑑を配置します。デジタル署名の場合、専用ツールやサービスを使用して署名を文書に適用します。
④ 文書の保存・送付
最後に、電子印鑑を押した文書を保存し、必要な相手に送信します。PDF形式であれば、保存後にメールやクラウドストレージを通じて簡単に共有できます。
3. おすすめの電子印鑑ツール
電子印鑑を簡単に使用できる便利なツールが多く存在します。ここでは、特に初心者におすすめのツールをいくつか紹介します。
① Adobe Acrobat（アドビ アクロバット）
https://www.adobe.com/jp/acrobat/roc/blog/pdf-electronic-seal.html
Adobe Acrobatは、PDF形式の文書に対して電子印鑑を挿入できるツールの定番です。電子署名機能が標準装備されており、署名の管理やセキュリティ機能も強力です。
- PDFに簡単に印鑑や署名を追加できる
- 認証局の証明書に対応しており、法的効力を持つデジタル署名が可能
- クラウド機能でチーム間での共有も簡単
② DocuSign（ドキュサイン）
https://www.docusign.com/ja-jp/blog/how-to-electrically-sign-and-seal-with-docusign
DocuSignは、クラウドベースで電子契約や電子署名が行えるサービスです。契約書の作成から署名の収集、契約の追跡までワンストップで対応できます。
- 法的効力のある電子署名をクラウド上で作成
- 多くのビジネスツールと連携し、ワークフローの自動化が可能
- モバイル対応で、どこからでも署名可能
③ クラウドサイン
クラウドサインは、日本国内で特に普及している電子契約サービスです。日本の法的要件に準拠しており、国内企業の契約業務に最適化されています。
- 日本の法律に対応し、安心して使用できる
- シンプルな操作で、契約書の送付・署名がオンラインで完結
- スマホやタブレットにも対応
4. まとめ
電子印鑑は、紙の書類に印鑑を押すという従来のプロセスをデジタル化し、ビジネスのスピードと効率を向上させる便利なツールです。手順も簡単で、初めての方でもすぐに導入できるものが多くあります。
- 電子印鑑を作成し、
- 文書に押印し、
- クラウドやメールで簡単に送付するだけです。
おすすめのツールを活用して、今すぐ電子印鑑を導入してみましょう！
この手順に沿って電子印鑑を利用すれば、ビジネスプロセスを大幅に効率化することができるでしょう。まずは、簡単に使えるツールから試してみてください！
